Contabilidade para clínica de diagnóstico por imagem: custo por exame e glosas

Agenda cheia não garante margem saudável

Ultrassom, raio X, tomografia, ressonância e outros exames usam estruturas de custo muito diferentes. A receita pode ser particular, conveniada ou contratada em pacote; o recebimento pode ocorrer semanas depois e sofrer glosas. Sem integrar agenda, execução, laudo, faturamento e banco, a clínica vê volume, mas não conhece margem nem qualidade do recebível.

A unidade mais útil de análise é o exame concluído, identificado por modalidade, pagador, unidade, equipamento e profissional responsável. Ele conecta produção assistencial, consumo, receita e custo.

Dados essenciais por exame

• Paciente ou identificador compatível com as regras de privacidade, pedido, modalidade e código do procedimento.
• Data de execução, laudo, unidade, equipamento, sala e tempo utilizado.
• Pagador, tabela, autorização, valor apresentado, valor aceito e prazo.
• Contraste, filme, material descartável, medicamento e outros consumos.
• Honorário médico, técnico, anestesia e serviço terceirizado quando aplicável.
• Glosa, recurso, recuperação, cancelamento e recebimento ligados à cobrança original.

Processo mensal integrado

1. Valide a produção: compare agenda, exame realizado, laudo liberado e cancelamentos.
2. Feche o faturamento: identifique exames enviados, pendentes de autorização e ainda não cobrados.
3. Concilie recebíveis: vincule protocolo, demonstrativo do convênio, glosa, recurso e crédito bancário.
4. Apure consumo: dê baixa em materiais e contraste por exame ou por critério validado.
5. Calcule capacidade: meça horas disponíveis, ocupação, manutenção e indisponibilidade dos equipamentos.
6. Analise margem: compare receita reconhecida e custos por modalidade, pagador e unidade.

Exemplo de custo por modalidade

Um equipamento realiza 420 exames no mês. A clínica apura R$ 58.000 de depreciação e manutenção, R$ 36.000 de equipe técnica, R$ 21.000 de materiais e R$ 15.000 de custos diretamente relacionados à sala. Antes de honorários específicos e despesas gerais, a base de custo é R$ 130.000, ou R$ 309,52 por exame se todos forem tratados igualmente.

Essa média é apenas ponto de partida. Exames podem ter tempos, consumo de contraste e complexidade diferentes. Direcionadores como minutos de equipamento, protocolo e material consumido produzem uma visão mais fiel. Se 8% do faturamento foi glosado, a clínica também precisa separar glosa definitiva, recurso em andamento e atraso operacional.

Equipamentos, materiais e reconhecimento

Equipamentos de diagnóstico devem ser avaliados segundo o CPC 27 — Ativo Imobilizado, incluindo componentes relevantes, valor depreciável, vida útil e revisão de estimativas. Materiais mantidos para consumo seguem a política baseada no CPC 16 — Estoques, com atenção a perdas, validade e rastreabilidade.

A receita é analisada conforme o CPC 47. Produção realizada, faturamento ao convênio e recebimento são eventos diferentes. A clínica deve documentar quando surge o direito, como mensura contraprestação variável e como estima valores sujeitos a glosa, com revisão periódica.

Veja também o guia sobre glosas em clínicas, receita e recebíveis.

Painel executivo recomendado

• Exames realizados, laudos pendentes e exames não faturados.
• Ticket e margem de contribuição por modalidade e pagador.
• Glosa inicial, recuperada e definitiva por motivo.
• Dias entre exame, protocolo, aprovação e recebimento.
• Ocupação, indisponibilidade e custo por hora de equipamento.
• Material consumido por protocolo e perdas por validade.
• Aging de recebíveis e valores sem conciliação.

Perguntas frequentes

O exame entra como receita quando é agendado?

Não. Agendamento é previsão. O reconhecimento depende da prestação e das condições contratuais; faturamento e recebimento também não devem ser confundidos.

Depreciação deve entrar no custo do exame?

Ela representa o consumo econômico do equipamento e é relevante para precificação e análise de capacidade. O modelo gerencial precisa usar critério consistente e conciliável com a contabilidade.

Toda glosa é perda imediata?

Não necessariamente. Algumas glosas são recorríveis e outras definitivas. A classificação deve refletir evidências de recuperação, histórico, prazo e política contábil.

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